FAQ´s Reisekostenvergütung bei Inlandsdienstreisen

Nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) werden Dienstreisenden die aus dienstlicher Veranlassung entstandenen notwendigen Aufwendungen erstattet.

Für Dienstreisen, die am 1.9 2005 oder danach angetreten wurden, gilt das Bundesreisekostengesetz vom 26. Mai 2005 (BGBl. I S.1418). Auf Grund des § 16 BRKG hat das Bundesministerium des Innern die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum BRKG (BRKGVwV) vom 1.Juni 2005 erlassen.

Das Reisekostenrecht ist unmittelbar wirksam für Bundesbeamtinnen und -beamte und in den Bundesdienst abgeordnete Beamtinnen und Beamte sowie  Richterinnen und Richter im Bundesdienst, Soldatinnen und Soldaten. Darüber hinaus findet es im Rahmen der Tarifbestimmungen mittelbar auch für Arbeiter, Arbeiterinnen und Angestellte des Bundes Anwendung.

Dienstreisen dienen der Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte.

Sie müssen schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt werden.

Ausnahmen:

• Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort
• eine Anordnung oder Genehmigung nach dem Amt des Dienstreisenden nicht in Betracht (z.B. bei Behördenleitern)

Das Antragsformular auf Dienstreisegenehmigung erhalten Sie in Ihrer Dienststelle.

Die Reisekostenvergütung wird nur auf Antrag innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise gewährt. Nach Ablauf dieser Frist kann Reisekostenvergütung nicht mehr gewährt werden.

Auch die Zahlung eines Abschlages bewirkt keine Verlängerung der Ausschlussfrist!

Bitte fügen Sie dem Antrag auf Reisekostenvergütung die Genehmigung der Dienstreise bzw. den Dienstreiseauftrag im Original bei.

Die Dienstreisenden sind grundsätzlich in der Wahl der Beförderungsmittel frei.

Fahrtkosten werden nicht erstattet, wenn eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit genutzt werden kann (z.B. Dienst-Kfz oder Regierungsshuttle).

Auslagen für Fahrten zu einer außerhalb des Geschäftsorts gelegenen Unterkunft können nur erstattet werden, wenn die Unterkunft aus dienstlichen oder wirtschaftlichen Gründen gewählt wurde. Unter Geschäftsort ist die politische Gemeinde, in der das Dienstgeschäft erledigt wird, zu verstehen.

Erstattung bei Benutzung regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (z.B. Bahn)

Entstandene Fahrtkosten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden (unabhängig von der Besoldungs-/oder Vergütungsgruppe) bei einer Fahrzeit unter zwei Stunden für die einfache Strecke bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet.
Maßgebend ist der Zeitraum von der planmäßigen Abfahrt vom Startbahnhof bis zur planmäßigen Ankunft am Zielbahnhof einschließlich Umsteigezeiten. Zu- und Abgänge am Wohn-, Dienst- oder Geschäftsort mit Bus, Straßen-, U- und S-Bahn bleiben bei der Ermittlung der Fahrzeit unberücksichtigt.

Die Kosten der Nutzung einer höheren Klasse können erst ab einer Fahrzeit von mindestens zwei Stunden erstattet werden. Sie können jedoch auch erstattet werden, wenn dienstliche Gründe dies im Einzelfall oder allgemein erfordern.

Dienstreisenden, denen für Bahnfahrten die Kosten der niedrigsten Beförderungsklasse zu erstatten wären, werden bei einem Grad der Behinderung von mindestens 50 die Kosten der nächsthöheren Klasse erstattet.

Die Unterscheidung nach Zugarten ist mit Inkrafttreten des neuen BRKG weggefallen.

Da nur notwendige Fahrkosten erstattet werden, sind alle möglichen Fahrpreisermäßigungen auszunutzen!

Beamten auf Widerruf im Vorbereitungsdienst und Auszubildenden werden bei Dienstreisenden, unabhängig von der Fahrtdauer, nur die Kosten der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet.

Regierungsshuttle

Beim Regierungsshuttle handelt es sich für den Dienstreisenden um eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit. Bitte wenden Sie sich zur Buchung an die für Sie zuständige Reise(vorbereitungs)stelle.

Vor erstmaliger Shuttle-Benutzung ist von Ihnen ein Erhebungsbogen auszufüllen.

Erstattung bei Kfz-Benutzung

Bei Benutzung eines privaten (KFZ wird eine Wegstreckenentschädigung von 20 Cent je Kilometer, max. 130 Euro je Dienstreise, gezahlt (sog. "kleine Wegstreckenentschädigung" nach § 5 Abs.1 BRKG). Dies gilt auch für Fahrten zum und vom Flughafen (inkl. sog. "Leerfahrten"). Vergleichsberechnungen mit den Kosten regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel oder die Angabe triftige Begründung sind nicht mehr erforderlich.

Nur wenn ein erhebliches dienstliches Interesse an der Nutzung des privaten Kraftwagens vor Reiseantritt festgestellt wird, ist eine höhere Wegstreckenentschädigung in Höhe von 30 Cent je Kilometer -unbegrenzt- zu zahlen (sog. "große Wegstreckenentschädigung" nach § 5 Abs.2 BRKG). Im Schadensfall besteht Anspruch auf Sachschadensersatz nach den jeweils hierfür geltenden Bestimmungen. Bei der Prüfung, ob ein erhebliches dienstliches Interesse an der Nutzung des privaten Kraftwagens vorliegt, wird jedoch ein strenger Maßstab angelegt.
Ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung eines Kraftwagens liegt nur vor, wenn ein Dienstgeschäft ohne Benutzung des privaten Kraftwagen nicht durchgeführt werden kann oder die Kraftwagenbenutzung nach Sinn und Zweck des Dienstgeschäfts notwendig ist. Für Zu- und Abgänge zu den Hauptverkehrsmitteln wird ein erhebliches Interesse grundsätzlich nicht anerkannt. Als Alternativen stehen (neben der Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel) ggf. Taxis oder Mietwagen zur Verfügung. Auch bei Mitnahme von umfangreichem oder sperrigem dienstlichen Gepäck kann dem Gepäckversand oder der Mietwagenbenutzung Vorrang vor der Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses gegeben werden. Ebenso führen Wirtschaftlichkeitsaspekte, z. B. die Mitnahme mehrerer Personen bei der Einzelfallentscheidung nicht zur Anerkennung.

Die Feststellung eines solchen Interesses ist gegebenenfalls vom Dienstreisenden  zu beantragen und muss vor Reisebeginn von der Reisestelle oder dem Genehmigenden schriftlich vermerkt werden.

Eine Mitnahmeentschädigung für Gepäck oder andere Dienstreisende wird seit Inkrafttreten des neuen BRKG nicht mehr gezahlt.

Wegstreckenentschädigung wird nicht gewährt, wenn unentgeltlich zur Verfügung gestellte Beförderungsmittel genutzt werden können.

Erstattung bei Taxibenutzung

Wurde aus triftigen Gründen ein Taxi benutzt, werden die entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Triftige Gründe für eine Taxibenutzung liegen insbesondere vor, wenn

• im Einzelfall dringende dienstliche Gründe vorliegen
• zwingende persönliche Gründe vorliegen (z.B. Gesundheitszustand)
• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren
• Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr das Benutzen dieses Beförderungsmittels für Zu- und Abgang zum Hauptverkehrsmittel, sowie Fahrten am Geschäftsort notwendig machen.

Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe.

Liegen keine triftigen Gründe vor, richtet sich die Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs.1 BRKG, d.h. 20 Cent je gefahrenen Kilometer. In diesen Fällen ist die Angabe der im Taxi gefahrenen Kilometer in der Reisekostenrechnung erforderlich!

Erstattung bei Benutzung eines Mietwagens

Wenn Sie aus triftigen Gründen einen Mietwagen benutzt haben, werden die entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Triftige Gründe für die Anmietung eines Mietwagens liegen z.B. vor, wenn zur Erledigung eines Dienstgeschäfts regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können oder schweres und/oder sperriges Dienstgepäck mitzuführen ist. Die Anerkennung der triftigen Gründe sollte zweckmäßigerweise vor Reiseantritt erfolgen.

Erstattung bei Flugzeugbenutzung

Die Kosten der Flugzeugbenutzung in der niedrigsten Flugklasse können erstattet werden, wenn der Flug aus dienstlichen (z. B. terminbedingt) oder wirtschaftlichen Gründen (wenn z. B. bei Flugzeugbenutzung geringere Reisekosten entstehen als bei Bahnfahrten oder ein Arbeitszeitgewinn von insgesamt mindestens einem ganzen Arbeitstag entsteht) geboten war. Flugkosten sind in Ausnahmefällen auch erstattungsfähig, wenn sich aufgrund der Flugzeugbenutzung die Dauer der Dienstreise erheblich reduziert und dadurch zwingende Familienpflichten (notwendige Betreuung der mit Dienstreisenden in häuslicher Gemeinschaft lebenden Kinder und pflegebedürftigen nahen Angehörigen) besser wahrgenommen werden können und eine Alternative zur Betreuung durch den Dienstreisenden nicht besteht.

Hilfestellung bei der Planung der Dienstreise und die Beschaffung von Bahnfahrkarten, Platzreservierungen, Flugtickets etc. ist die Aufgabe einer Reise(vorbereitungs)stelle.

Bei Fragen, die die Reisevorbereitung betreffen, oder Beschaffungswünschen wenden Sie sich daher bitte an die für Sie zuständige Reise(vorbereitungs)stelle Ihrer Dienststelle.

Die Kosten einer nicht aus dienstlichen Gründen erworbenen BahnCard können Ihnen von der Reisekostenstelle erstattet werden, wenn sich die BahnCard durch die Benutzung bei Dienstreisen amortisiert hat. Hierzu reicht ein formloser Antrag unter Beifügung einer Kopie der BahnCard und der Benennung der Dienstreisen, für die die BahnCard eingesetzt wurde. Die im Gültigkeitszeitraum aus dienstlichen Gründen erworbenen Fahrscheine sind aufzubewahren. Eine anteilige Erstattung ist ausgeschlossen.

Grundsätzlich sollen Dienstreisen nicht vor 6 Uhr anzutreten und nicht nach 24 Uhr zu beenden sein. Ein früherer Beginn oder ein späteres Ende aus dienstlichen Gründen (z. B. zweckmäßige Verkehrsmittel, dienstlich bereitgestellte Mitfahr- oder Mitfluggelegenheiten) bleiben unberührt. Allgemein arbeitsfreie Tage sollen als Reisetage vermieden werden.

Abweichend von den aus persönlichen Gründen gewählten tatsächlichen Reisezeiten kann in der Reisekostenvergütung nur eine zeitgerechte An- und Abreise berücksichtigt werden.

Bitte beachten: Die Dienstreise soll grundsätzlich an der Dienststätte angetreten oder beendet werden, wenn sie innerhalb der Regelarbeitszeit dort angetreten oder beendet werden kann und dies vom Reiseverlauf vertretbar ist. Dies gilt nicht, wenn wirtschaftliche oder fürsorgerechtliche Gründe für einen Reiseantritt oder ein Reiseende an der Wohnung sprechen. Wohnung im Sinne des BRKG ist die Wohnung, von der aus sich Dienstreisende überwiegend in die Dienststätte begeben, in der sie regelmäßig Dienst zu leisten haben. Ein weiterer Wohnsitz bleibt unberücksichtigt.

Die Höhe des Tagegeldes für Verpflegungsmehraufwendungen hängt von der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung bzw. von der Dienststätte ab. Die Dauer richtet sich grundsätzlich nach der Abreise und Ankunft von/an der Wohnung. Wohnung in diesem Sinne ist die Wohnung, von der aus regelmäßig der Dienst angetreten wird. Wird die Dienstreise an der Dienststätte angetreten oder beendet, so tritt diese an die Stelle der Wohnung. Dienstreisen sind an der Dienststätte zu beginnen und zu beenden, wenn dies in der regelmäßigen Arbeitszeit möglich und kostengünstiger und vom Reiseverlauf vertretbar ist.

Das Tagegeld ist ein pauschaler Ausgleich. Die Höhe des Tagegeldes wird durch das BRKG i.V.m. dem Einkommenssteuergesetz bestimmt.

Zurzeit beträgt das Tagegeld bei einer Abwesenheitsdauer:

• von mindestens 8 Stunden, aber weniger als 14 Stunden, 6,00 Euro,
• bei mindestens 14 Stunden, aber weniger als 24 Stunden, 12,00 Euro,
• bei 24 Stunden 24,00 Euro.

Bei amtlich unentgeltlich bereitgestellter Verpflegung werden folgende Beträge einbehalten:

• für ein Frühstück 20 % des vollen Tagegeldes, d.h. 4,80 Euro
• für ein Mittagessen 40% des vollen Tagegeldes, d.h. 9,60 Euro
• für ein Abendessen 40 % des vollen Tagegeldes, d.h. 9,60 Euro

Dies gilt auch für vollwertige Mahlzeiten, die in Fahrt- oder Flugkosten (z.B. Flugzeug) und Übernachtungs- oder Nebenkosten (z.B. einer Teilnahmegebühr) enthalten sind.

Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als vierzehn Tage, so wird vom fünfzehnten Tage an ein um 50 % ermäßigtes Tagegeld gezahlt.

Tagegeld wird nicht gewährt, wenn die Entfernung zwischen der Dienststätte oder der Wohnung und der Stelle, an der das Dienstgeschäft erledigt wird, gering ist. Eine Entfernung ist als gering anzusehen, wenn sie nicht mehr als 2 Kilometer beträgt.

Bei Dienstreisen nach dem Wohnort bzw. einem zweiten Wohnsitz wird für die Dauer des Aufenthalts an diesem Ort ebenfalls kein Tagegeld gezahlt.

Zur Abgeltung Ihrer Übernachtungskosten wird grundsätzlich - d.h. auch ohne Nachweis durch Beleg - ein pauschales Übernachtungsgeld von zurzeit 20,00 Euro gewährt.

Nachgewiesene Übernachtungskosten, die unter dem Preis von 64,80 Euro je Nacht (inklusive Frühstück) liegen, sind ohne Begründung erstattungsfähig. Höhere Kosten werden Ihnen nur erstattet, wenn die Notwendigkeit im Einzelfall im Reisekostenantrag begründet wurde oder die Reisestelle die Kosten bereits vor Reiseantritt als angemessen anerkannt hat. Als angemessen gelten auch die in der jeweils gültigen TMS- Hotelliste des Bundes verzeichneten Übernachtungskosten der dort aufgeführten Hotels.

Wenn Sie amtlich unentgeltlich untergebracht waren, wird kein Übernachtungsgeld gezahlt. Dies gilt auch dann, wenn Sie die bereitgestellte Unterkunft aus privaten Gründen nicht in Anspruch genommen haben.

Wenn Sie während der Nacht Dienst geleistet haben, oder die Nacht in einem Beförderungsmittel (z.B. Nachtfahrt mit Ihrem PKW oder mit der Bahn) verbringen, entfällt der Anspruch auf Übernachtungsgeld ebenso wie bei Dienstreisen am oder zum Wohnort.

Übernachten Sie während einer Dienstreise in Ihrer außerhalb des Geschäftsorts gelegenen Wohnung (auch Ferien- oder Zweitwohnung), so wird kein Übernachtungsgeld gewährt. Jedoch können Ihnen die Kosten für notwendige Fahrten zwischen Wohnung und Geschäftsort in Höhe der Übernachtungsgeldpauschale (20,00 Euro) erstattet werden.

Notwendige und nachgewiesene sonstige Auslagen zur Erledigung des Dienstgeschäfts können als Nebenkosten erstattet werden.

Erstattungsfähige Nebenkosten sind beispielsweise:

• Parkgebühren

(In den Fällen des § 5 Abs. 1 BRKG bis zu 5 Euro täglich. Die Erstattung höherer Parkgebühren ist nur in begründenden Ausnahmefällen möglich.)

• Dienstlich verursachte Eintrittsgelder (bspw. bei Messebesuch, Tagungen, Ausstellungen)
• Dienstliche Telefonate, Fax- oder Kopierkosten
• Kosten der Gepäckversendung (dabei ist zu beachten, dass Ihnen die Mitnahme von 15 kg Handgepäck auf der Dienstreise zugemutet werden kann), -aufbewahrung und -versicherung
• Kosten für eine nicht im öffentlichen Dienst stehende Begleitperson schwerbehinderter Beschäftigter werden entsprechend dem BRKG erstattet, wenn die oder der Schwerbehinderte Beschäftigte das Dienstgeschäft nur mit fremder Hilfe ausführen kann.

Nicht erstattungsfähige Nebenkosten:

• Arzt- und Arzneimittelkosten
• Reiseausstattung (z.B. Koffer, Taschen)
• Reiseversicherungen (Reiseunfallversicherung, Reiserücktrittsversicherung, -haftpflichtversicherung, Auslandskrankenversicherung)
• Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr)
• Kosten privater Telefonate, Portogebühren etc.
• Stadtpläne
• Reinigungskosten für Ihre Kleidung
• private Zeitungen und Zeitschriften
• Trinkgelder
• Geldbußen

Bei Verbindung der Dienstreise mit einer privaten Reise wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre.

Wird eine Dienstreise zeitlich mit einem Urlaub von mehr als 5 Arbeitstagen verbunden, d.h. beträgt der private Anteil an der Reise mehr als fünf Arbeitstage, sind nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten als Fahrtkostenausgleich erstattungsfähig. Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie für die zusätzliche Reisezeit gewährt. Die zeitliche Verbindung der Dienstreise mit Urlaub ist der für die Anordnung oder Genehmigung zuständigen Stelle vor Reiseantritt mitzuteilen.

Dienstreisende können einen Abschlag in Höhe von 80 Prozent auf die zu erwartende Reisekostenvergütung verlangen, sofern diese voraussichtlich 200 Euro übersteigt. Wenn Sie im Besitz einer im Rahmen einer dienstlichen Vereinbarung erworbenen persönlichen Kredikarte sind, soll grundsätzlich auf Abschläge verzichtet werden, soweit die voraussichtlichen

Auslagen durch den Kreditrahmen gedeckt sind.

Können Sie eine Dienstreise aus Gründen, die Sie nicht zu vertreten haben, nicht durchführen, so werden Ihnen die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen, nach dem BRKG erstattungsfähigen Auslagen erstattet (z.B. Stornogebühren bei Hotelreservierung).

Durch die Reisestelle beschaffte Fahr-/Flugsscheine sind unverzüglich zurückzugeben und ein bereits überwiesener Abschlag ist zurückzuzahlen.