FAQ´s für Reisevorbereitung

Inhalt

Ich benötige für eine Dienstreise einen Fahr-/Flugschein oder eine Hotelreservierung.
Wie bestelle ich diese Reisemittel?

Wenn Ihr Dienstherr / Arbeitgeber die Reisevorbereitung dem Dienstleistungszentrum des BADV übertragen hat, schicken Sie bitte den Vordruck "Reisemittelbestellung" ausgefüllt (sofern handschriftlich bitte in Blockschrift) per Fax, per Post oder bei Eilbedürftigkeit auch per E-Mail rechtzeitig an die für Sie zuständige Reisestelle in Bonn oder Berlin. Den Vordruck finden Sie unter dem Navigationspunkt "Formulare". Wenn möglich fügen Sie bitte die Dienstreisegenehmigung bei.

Eine telefonische Annahme von Reisemittelbestellungen erfolgtgrundsätzlich nicht.

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Was muss ich tun, wenn ich mit der Bahn fahren möchte?

Da nur notwendige Fahrkosten erstattet werden, sind mögliche Fahrpreisermäßigungen auszunutzen. Der Bund erhält als Großkunde der Deutschen Bahn AG einen Rabatt.

Um sicher zu stellen, dass alle erzielbaren Fahrpreisermäßigungen ausgenutzt werden können, wird empfohlen, die Buchung (und Bezahlung) der Bahnfahrkarten über die Reisestelle vornehmen zu lassen. Sie erhalten von dort ein Online-Ticket per E-Mail zugesandt. Zur Identifikation in der Bahn benötigen Sie entweder eine so genannte BonusCard Business, eine BahnCard, eine Kreditkarte, eine ec-Karte oder Ihren Personalausweis.

Wenn Sie sich nicht an Ihre Reisestelle wenden, sondern als Selbstbucher ein OnlineTicket erwerben möchten, achten Sie bitte darauf, dass nur der folgende Bestellweg über den BIBE - Zugang im Intranet des Bundes (IVBB) die maximale Rabattierung ermöglicht:

https://antrag.tms.bva.ivbb.bund.de/tms/applications/bibe/content/entry/entry.html

Sie benötigen zur Selbstbuchung eine private Kreditkarte.

Hinweis: Entstandene Fahrtkosten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden bei einer Fahrzeit unter zwei Stunden für die einfache Strecke bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet! Nach Bundesreisekostengesetz können die Kosten der Nutzung einer höheren Klasse ab einer Fahrzeit von mindestens zwei Stunden erstattet werden. Maßgebend ist der Zeitraum von der planmäßigen Abfahrt vom Startbahnhof bis zur planmäßigen Ankunft am Zielbahnhof einschließlich Umsteigezeiten.
In verschiedenen Dienststellen soll jedoch aus Sparsamkeitsgründen generell auf die Nutzung der 1.Klasse verzichtet werden. Da es sich hinsichtlich der Benutzung der 1. Klasse um eine ?Kann-Vorschrift? handelt, hängt die Erstattungsfähigkeit somit von der individuellen Regelung in Ihrer Dienststelle ab. Es sind maximal die Auslagen erstattungsfähig, die bei einer Buchung durch die Reisestelle entstanden wären.
Zur Vermeidung von Nachteilen ist es ratsam, sich in Zweifelsfällen vor der Buchung bei Ihrer zuständigen Reisestelle zu informieren.

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Ich reise öfter mit der Bahn. Ist der Erwerb einer BahnCard erstattungsfähig?

Wenn sich die Anschaffungskosten einer privat beschafften BahnCard durch die Nutzung bei Dienstreisen vollständig amortisiert haben, können die Kosten auf Antrag erstattet werden. Hierzu reicht ein formloser Antrag unter Beifügung einer Kopie der BahnCard und der Benennung der Dienstreisen, für die die BahnCard eingesetzt wurde. Die im Gültigkeitszeitraum dienstlich verwendeten Fahrscheine sind aufzubewahren und ggf. auf Anforderung vorzulegen. Eine anteilige Erstattung ist ausgeschlossen. Eine Erstattung aufgrund einer Prognose im Voraus ist nicht mehr zulässig.

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Was versteht man unter dem "Shuttle"?

Das so genannte "Shuttle" verkehrt zwischen Köln/Bonn und Berlin bzw. Düsseldorf und Berlin. Es handelt sich um eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit für den Dienstreisenden.

Die Flugbuchung erfolgt nur über die Reisestelle! Der/ die Reisende erhält eine Buchungsbestätigung per E-Mail.

Die Shuttle-Flugzeiten finden Sie unter dem Navigationspunkt "Reiseplanung".

Vor erstmaliger Shuttle-Benutzung werden von der Reisstelle die notwendigen Stammdaten erfasst. Jeder Reisende erhält eine Identifikationsnummer, die aus einer vierstelligen Behördenkennziffer und den letzten vier Ziffern der Personalausweis-/ Reisepass- oder Dienstausweisnummer besteht. Im Check-In-Schalter weist der Reisende seine Berechtigung nur noch durch Vorlage des Ausweises, dessen Nummer Bestandteil der Identifikationsnummer ist, nach. Es ist also unbedingt notwendig, den entsprechenden Ausweis bei jeder Reise mit dem Shuttle mitzuführen. Empfehlenswert ist auch das Mitführen der Buchungsbestätigung.

Shuttlebuchungen sind frühestens vier Wochen vor dem Reisetag möglich.

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Was muss ich bei Flügen beachten?

Bei Flugzeugbenutzung werden die Kosten der niedrigsten Flugklasse erstattet, wenn der Flug aus dienstlichen (z. B. terminbedingt) oder wirtschaftlichen Gründen geboten war. Wirtschaftliche Gründe liegen z.B. vor, wenn bei der Flugzeugbenutzung geringere Reisekosten entstehen als bei Bahnfahrten, oder wenn ein Arbeitszeitgewinn von insgesamt mindestens einem ganzen Arbeitstag entsteht.
Flugkosten sind in Ausnahmefällen auch erstattungsfähig, wenn sich aufgrund der Flugzeugbenutzung die Dauer der Dienstreise erheblich reduziert und dadurch zwingende Familienpflichten (notwendige Betreuung der mit Dienstreisenden in häuslicher Gemeinschaft lebender Kinder und pflegebedürftigen Angehörigen) besser wahrgenommen werden können und eine Alternative zur Betreuung durch den Dienstreisenden nicht besteht.
Die Verhandlungsgruppe Flug des Travel Managements des Bundes hat mit diversen Fluggesellschaften Förderabkommen vereinbart. Um sicher zu stellen, dass ggf. die vereinbarten Konditionen ausgenutzt werden, sollte eine Flugbuchung nur im begründeten Ausnahmefall von Ihnen selbst durchgeführt werden. Wenden Sie sich für Flugbuchungen bitte möglichst frühzeitig an Ihre Reisestelle.

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Wann darf ich einen Mietwagen benutzen und was ist zu beachten?

Wenn Sie aus triftigen Gründen einen Mietwagen benutzen möchten, werden die entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Triftige Gründe für die Anmietung eines Mietwagens liegen z.B. vor, wenn zur Erledigung eines Dienstgeschäfts regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können oder schweres und/oder sperriges Dienstgepäck mitzuführen ist. Die Anerkennung der triftigen Gründe sollte zweckmäßigerweise vor Reiseantritt erfolgen.
Der Bund hat Sondervereinbarungen mit mehreren Mietwagenunternehmen getroffen.
Für genauere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre Reisestelle.

Bei Anmietung/Abholung eines Fahrzeuges müssen der Führerschein, eine gültige Kreditkarte oder eine Kostenübernahmeerklärung der Reisestelle und der Personalausweis vorgelegt werden.

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Unter welchen Voraussetzungen wird ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung des Privat- Kfz anerkannt?

Bei Benutzung eines PKW oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs wird eine Wegstreckenentschädigung von 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke gewährt, grundsätzlich jedoch nur bis zu einem Höchstbetrag von 130 (bzw.150) Euro.

Besteht an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke.

Von einem solchen Interesse ist grundsätzlich nur auszugehen, wenn ein Dienstgeschäft sonst nicht durchgeführt werden kann (z.B. bei einer Schwerbehinderung des/der Dienstreisenden mit dem Merkzeichen aG) oder die Nutzung eines Kraftfahrzeuges nach Sinn und Zweck des Dienstgeschäftes notwendig ist.
Das erhebliche dienstliche Interesse muss vor Antritt der Dienstreise in der Anordnung oder Genehmigung schriftlich mit entsprechendem, separaten Vordruck von der dazu befugten Stelle festgestellt werden.

Steht ein Dienst-Kfz zur Verfügung oder ist die Nutzung eines Mietwagens sachgerechter, ist die Anerkennung nach § 5Abs.2 BRKG ausgeschlossen.

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Wer bucht Hotelzimmer und welche Übernachtungskosten sind erstattungsfähig?

Wenn Sie möchten, reserviert die Reisestelle Hotelzimmer für Sie. Hierdurch haben Sie den Vorteil, dass die entstandenen Übernachtungs- und Frühstückskosten im Rahmen der Abrechnung in voller Höhe erstattet werden erstattet werden, weil gewährleistet ist, dass die reisekostenrechtlichen Bestimmungen und Preisgrenzen beachtet wurden.
Wenn Sie dennoch Hotelzimmer lieber selbst auswählen und buchen möchten, bittet Reisestelle dabei Folgendes zu beachten:

Übernachtungen im Inland

Übernachtungskosten sind ohne Angabe weiterer Gründe erstattungsfähig, wenn ein Betrag von 60 Euro (ohne Frühstück) nicht überschritten wird.

Die nachgewiesenen Übernachtungskosten sind auch dann erstattungsfähig, wenn Sie ein Hotelzimmer aus der so genannten TMS-Hotelliste des Bundes zu dem dort angegebenen Preis gebucht haben. Darin werden Ihnen Hotelzimmer zu speziellen Bundraten angeboten. Die TMS-Hotelliste finden Sie unter dem Navigationspunkt "Reiseplanung". Einige Hotels bieten zu Messezeiten jedoch keine Bundraten an. Zudem kann der Preis auch dann höher ausfallen, wenn die für Bundesbedienstete vereinbarte Zimmerkategorie bereits ausgebucht sein sollte.
Bitte beachten Sie, dass der in der TMS-Hotelliste angegebene Preis die Obergrenze des nach reisekostenrechtlichen Bestimmungen Erstattbaren darstellt. Sofern die ortsgebundene Obergrenze aus der TMS-Liste überschritten wurde, ist die Unvermeidbarkeit der entstandenen Kosten darzulegen und nachzuweisen. Unvermeidbar sind zum Beispiel erhöhte Übernachtungskosten dann, wenn kein anderes zumutbares preiswerteres Hotel buchbar gewesen ist.

In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an die Reisestelle.
Wenn die Reisestelle die Kosten (schriftlich) vor Reiseantritt als angemessen anerkannt hat, sind sie in dieser Höhe erstattungsfähig.

Wichtiger Hinweis:
Frühstückskosten über 4,80 Euro, die in der Rechnung neben den Übernachtungskosten extra ausgewiesen sind, können nur dann in voller Höhe erstattet werden, wenn

1. das Hotel vom Dienstherrn/ Arbeitgeber gebucht und dem/ der Dienstreisenden zur Verfügung gestellt wurde (sog. Arbeitgeberveranlassung), oder
2. die Dienstreisenden von ihrem Arbeitgeber/Dienstherrn zur Selbstbuchung im Sinne der Arbeitgeberveranlassung befugt wurden. Außerdem muss die Hotelrechnung zwingend auf den Arbeitgeber/ Dienstherrn ausgestellt worden sein.

Übernachtungen im Ausland

Die Höhe der Erstattung im Ausland richtet sich grundsätzlich nach dem Reiseziel (Land bzw. Land und Region/Stadt) und ist in Spalte 3 der Anlage zur Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder ( ARVVwV) zu § 3 Absatz 1 Auslandsreisekostenverordnung (ARV) festgelegt.

Gem. § 3 Absatz 1 Satz 3 ARV können auch höhere Hotelkosten in begründeten Ausnahmefällen erstattet werden, wenn die nachgewiesenen notwendigen Übernachtungskosten das jeweilige Auslandsübernachtungsgeld übersteigen. Eine gesonderte, qualifizierte Begründung der entstandenen höheren Hotelkosten durch Dienstreisende ist nur entbehrlich, wenn die Reisestelle die höheren Übernachtungskosten vor Reiseantritt als angemessen anerkannt hat oder Dienstreisende selbst Hotelzimmer aus einem von der Reisestelle herausgegebenen Hotelverzeichnis (beispielsweise der TMS-Hotelliste des Bundes für das Ausland) zu dem dort angegebenen Preis buchen.

Auch bei Übernachtungen im Ausland können Frühstückskosten, die über 20 % der Auslandstagegeldpauschale liegen, und in der Rechnung neben den Übernachtungskosten extra ausgewiesen sind, nur dann in voller Höhe erstattet werden, wenn 1. das Hotel vom Dienstherrn/ Arbeitgeber gebucht und dem/der Dienstreisenden zur Verfügung gestellt wurde (sog. Arbeitgeberveranlassung), oder 2. die Dienstreisenden von ihrem Arbeitgeber/Dienstherrn zur Selbstbuchung im Sinne der Arbeitgeberveranlassung befugt wurden.

Als weitere Voraussetzung muss die Hotelrechnung zwingend auf den Arbeitgeber/ Dienstherrn ausgestellt worden sein.

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Können für Personen, die mich auf der Dienstreise begleiten, auch Reisemittel bestellt werden?

Wenn an der Reise mehrere Dienstreisende aus Ihrer Dienststelle teilnehmen, und Sie während der Bahnfahrt nebeneinander sitzen möchten und/oder in demselben Hotel untergebracht werden möchten, geben Sie diesen Wunsch bitte in der Reisemittelbestellung an.
Mitreisende Personen, die keinen Anspruch auf Reisekostenerstattung haben (z.B. Familienangehörige), müssen ihre Reisemittel selbst erwerben.

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Ich brauche für meine Reise zur Hotel- oder Fahrkartenbuchung eine Kreditkarte, habe aber bisher keine. Was kann ich tun?

Die Commerzbank bietet den Beschäftigten des Bundes für dienstliche Zwecke eine VISA-Corporate Card an. Sie ist eine Kreditkarte, die ausschließlich für Ausgaben im Zusammenhang mit Dienstreisen kostenlos zur Verfügung gestellt wird.
Der Ausgleich der Rechnung erfolgt durch Lastschriftverfahren von Ihrem privaten Konto. Vorteil: Hotel-, Bahn- oder Flugkosten belasten Ihr Konto erst 28 Tage nach Rechnungsdatum (d.h. in der Regel nach bereits erfolgter Reisekostenerstattung).
Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Reisestelle.

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Sind die Kosten einer Jahresgepäckversicherung erstattungsfähig?

Auslagen für eine Jahresgepäckversicherung können berücksichtigt werden, wenn diese voraussichtlich billiger als die sonst in Betracht kommenden Einzelversicherungen ist. Die Jahresprämie wird grundsätzlich erst erstattet, wenn sie sich insgesamt bei hinreichend vielen Einzelreisen im Vergleich zu den Einzelversicherungsprämien rechnet. Wenn Sie aus privaten Gründen eine Jahresgepäckversicherung abgeschlossen haben, können gesonderte Gepäckversicherungskosten für Dienstreisen nicht erstattet werden.

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Kann ich die Dienstreise mit einem Privataufenthalt verbinden? Was muss ich beachten?

Fahrkarten mit privaten Umwegen können ebenfalls von der Reisestelle gebucht werden. Die Mehrkosten für die privaten Umwege sind von den Dienstreisenden zu zahlen. Das gilt auch, wenn bei der Reise mit dem privaten Umweg die 2. Wagenklasse genutzt wird, obwohl die Bahnfahrt über 2 Stunden dauert.

Wenn Sie eine Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt oder einer privaten Reise verbinden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre. (Die Reisekostenvergütung darf jedoch die sich nach dem tatsächlichen Reiseverlauf ergebende nicht übersteigen.)
Diese Regelung erfasst aber nicht die Fälle, in denen im Einvernehmen zwischen Reisestelle und Dienstreisendem der Aufenthalt über die Dauer des Dienstgeschäfts hinaus verlängert wird, um z.B. erhebliche Flugpreisermäßigungen zu erreichen.

Wichtig:

Werden Dienstreisen mit einem Urlaub von mehr als fünf Arbeitstagen verbunden, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten als Fahrtauslagen erstattet; Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie die zusätzliche Reisezeit gewährt! Bitte geben Sie ggf. bereits im Antrag auf Genehmigung der Dienstreise an, dass Sie beabsichtigen, die Dienstreise mit einem Urlaub von mehr als 5 Arbeitstagen zu verbinden. Der Tatbestand Urlaub ist auch erfüllt, wenn der Dienstreisende an einem Tag an dem allgemein gearbeitet wird, von der Arbeits-/Dienstleistung individuell befreit ist (bspw. bei Gleitzeittagen und Abgeltung von Mehrarbeitszeit).

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Was geschieht, wenn ich eine geplante Dienstreise, für die bereits Reisemittel beschafft wurden, nicht antreten kann?

Ganz wichtig ist, dass Sie die Kosten so gering wie möglich halten!
Unterrichten Sie die Reisestelle bitte unverzüglich, damit Buchungen rechtzeitig storniert werden können. Wenn Dienstreisen aus Gründen, die Sie nicht zu vertreten haben, entfallen, werden die Ihnen im Rahmen der Vorbereitung entstandenen notwendigen Auslagen unter Berücksichtigung der Regelungen des BRKG erstattet.

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