FAQ´s zum Themengebiet "Formular-Management-System (FMS) mit FormsForWeb (FFW)"
Inhalt
- Wer kann auf die Formulare im Intranet der Bundesfinanzverwaltung zugreifen?
- Kann ich die Client-Komponente FormsForWeb® Filler kostenlos installieren und nutzen?
- Wo finde ich weitere Informationen zur neuen Basiskomponente Formularserver der Bundesverwaltung?
- Welche Funktionen stehen in FormsForWeb eFormularen zur Verfügung?
- Ist der FFW-Filler in anderen Sprachversionen erhältlich?
- Benötige ich auf meinem PC Administratorrechte um die Client-Komponente FormsForWeb® Filler zu installieren?
- Was ist die Basiskomponente Formularserver der Bundesverwaltung?
- In welchen Formaten werden eFormulare des Bundes künftig zur Verfügung stehen?
- Wie werden eFormulare dem Nutzer zur Verfügung gestellt?
- Warum werden eFormulare nicht mehr in anderen Formaten wie z. B. MS-Word oder PDF angeboten?
- Können eFormulare einschließlich der eingetragenen Daten gespeichert werden?
- Können eFormulare mit bereits beim Nutzer vorhandenen (Stamm-)daten vorbefüllt werden?
- Welche Bedeutung haben die Symbole in der Symbolleiste auf dem Server und im FFW-Filler?
- Ich kann das ausgefüllte Formular nicht drucken?
- Wie kann ich die Daten in den Formularfeldern speichern?
- Wie kann ich in einer XML-Datei gespeicherte Formularfeldinhalte weiterbearbeiten bzw. als Vorlage benutzen?
- Wer kann auf die Formulare im Intranet der Bundesfinanzverwaltung zugreifen?
Auf die besonders gekennzeichneten Formulare im Intranet der Bundesfinanzverwaltung können nur Angehörige der Bundesfinanzverwaltung mit Zugriff auf das interne Netz der Bundesfinanzverwaltung zugreifen. Bei Problemen eröffnen Sie bitte ein Ticket beim Servicedesk des ZIVIT unter 0800/1012631 bzw. servicedesk@zivit.de.
- Kann ich die Client-Komponente FormsForWeb® Filler kostenlos installieren und nutzen?
Ja. Die zum offline ausfüllen von eFormularen notwendige Client-Komponente FormsForWeb® Filler steht allen Nutzern kostenlos zur Verfügung. Die Software darf auf beliebig vielen PCs installiert und genutzt werden. Die aktuelle Version kann von der folgenden Webseite heruntergeladen werden: http://www.lucom.com/downloads.html
- Wo finde ich weitere Informationen zur neuen Basiskomponente Formularserver der Bundesverwaltung?
Ausführliche Informationen zur Basiskomponente Formularserver finden Sie auf den Internetseiten des Wissensmanagementsystem (WMS) der Projektgruppe BundOnline.
- Welche Funktionen stehen in FormsForWeb eFormularen zur Verfügung?
So können eFormulare:
- sowohl on- als auch offline ausgefüllt werden
- einschließlich der eingetragen Daten lokal gespeichert und aufbewahrt werden
- Formulare oder die enthalten (XML-)Daten per E-Mail versand werden
- beliebig viele Versionen oder Datensätze vorgehalten werden
Bei FFW-eFormularen muss in Bezug auf die Funktionalität zunächst zwischen der On- und Offline-Nutzung unterschieden werden. Darüber hinaus steht nicht in allen eFormularen der volle Funktionsumfang des Systems zur Verfügung, dies hängt von verschiedenen Faktoren ab, u. a. Größe/Umfang des eFormulars, Verwendungszweck oder der Übermittlungsform (Ausdruck oder elektronische Abgabe).
Online-Nutzung
Bei der Online-Nutzung werden eFormulare in einem gängigen Webbrowser (z. B. MS-Internet Explorer, Mozilla/Firefox, Opera etc.) ausgefüllt. Hierbei stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Die Arbeit am eFormular kann jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden. Hierfür können die in das eFormular eingetragenen Daten in Form einer XML-Datei auf dem lokalen PC gespeichert werden. Soll das Ausfüllen fortgesetzt werden, können diese Daten wieder auf den Formularserver hochgeladen werden und das eFormular abschießend bearbeitet werden. Sie können die lokale Datenspeicherung jederzeit und so oft wie gewünscht durchführen.
- Falls Sie sich während des Ausfüllens entscheiden, das eFormular zunächst ohne weitere Verbindung zum Formularserver auszufüllen, können Sie das eFormular einschließlich der bereits eingetragenen Daten auf Ihren PC herunterladen und dieses mit der FormsForWebFiller (siehe Offline-Nutzung) ausfüllen.
- Um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, können umfangreiche Plausibilitätsprüfungen in die eFormulare integriert werden. Die Eingabe falscher oder fehlerhafter Daten, die zu einer unnötigen Verzögerung der Antragsbearbeitung führen könnten, wird hierdurch weitgehend vermieden.
- eFormularen können (soweit zugelassen) Anlagen hinzugefügt werden.
Offline-Nutzung
Bei der Offline-Nutzung werden eFormulare in dem kostenlos verfügbaren Programm FormsForWeb Filler ausgefüllt. Nach der Installation des Programms auf dem PC stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Die Arbeit am eFormular kann jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden.
- Das eFormular kann mit den eingetragenen Daten lokal gespeichert werden.
- Es können beliebig viele unterschiedliche Versionen des eFormular auf dem PC gespeichert werden, z. b. für unterschiedliche Zeiträume oder Personen/Firmen.
- Anstelle der Speicherung von Kopien des gesamten eFormulars können auch mehere Datensätze innerhalb eines eFormulars angelegt werden, die entsprechend durchgeblättert werden können.
- eFormulare können auf Wunsch mit einem Kennwort versehen werden, so dass diese vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt werden können.
- Ein eFormular kann auf Wusch als Bilddatei (*.png-Format) gespeichert werden. So kann z. B. die Kopie eines eFormulars an eine Person zur Ansicht/Kontrolle übermittelt werden, die nicht über den FFW-Filler verfügt.
- Um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, können wie ber Online-Nutzung Plausibilitätsprüfungen in die eFormulare integriert werden. Die Eingabe falscher oder fehlerhafter Daten, die zu einer unnötigen Verzögerung der Antragsbearbeitung führen könnten, wird hierdurch weitgehend vermieden.
- eFormularen können (soweit zugelassen) Anlagen hinzugefügt werden.
- Ist der FFW-Filler in anderen Sprachversionen erhältlich?
Ja. Der FFW-Filler steht auch mit einer englischprachigen Benutzeroberfläche zur Verfügung. Die Umschaltung erfolgt über das Menü "Extras" - Sprache in der Menüleiste. Weitere Sprachen (französisch, spanisch) sind geplant.
- Benötige ich auf meinem PC Administratorrechte um die Client-Komponente FormsForWeb® Filler zu installieren?
Nein. Für die automatische Installation des FFW-Filler mit der Setup-Datei werden zwar lokale Administratorrechte benötigt, es ist jedoch auch möglich den Filler ohne entsprechende Rechte zu installieren. Hierfür müssen lediglich die notwendigen Dateien in einen Ordner kopiert und eine Datei manuell im Windows-Betriebssystem angemeldet werden. Eine Anleitung zur Installation des FFW-Fillers ohne Administratorrechte kann auf Wunsch zur Verfügung gestellt werden.
- Was ist die Basiskomponente Formularserver der Bundesverwaltung?
Zur Optimierung formularbasierter Prozesse wird im Rahmen der BundOnline 2005 Initiative der Bundesregierung von der Bundesverwaltung zurzeit ein neues Formular-Management-System (FMS) eingeführt. Federführend bei der Einführung dieses Systems ist die Bundesfinanzverwaltung. Die bisher in der Bundesfinanzverwaltung überwiegend eingesetzten eFormulare im PDF-Format werden dabei sukzessive durch neue Formate ersetzt.
- In welchen Formaten werden eFormulare des Bundes künftig zur Verfügung stehen?
Die eFormulare des Bundes werden künftig in verschiedenen Formaten zur Verfügung stehen. Dabei muss zwischen der Online- und Offlinenutzung von eFormularen unterschieden werden.
Online-Nutzung
Bei der Onlinenutzung werden eFormulare in einem beliebigen Webbrowser zum Ausfüllen bereitgestellt. Hierbei werden die für diesen Zweck gängigen Formate HTML/DHTML/XML/CSS/JavaScript genutzt. Active-X Controls, Java Applets oder PlugIns werden nicht benötigt. Darüber hinaus ist ein Ausfüllen der eFormulare auch bei deaktiviertem JavaScript möglich. Lediglich zum Ausdruck eines eFormulars wird der in der Regel bei allen Nutzern bereits vorhandene Acrobat/Adobe Reader in der Version 4 oder höher benötigt.
Überblick
- keine Installation von Software notwendig,
- ausfüllen der eFormulare in einem gängigen Webbrowser
- Möglichkeit zur lokalen Speicherung von Zwischenständen (Download der Formulardaten im XML-Format)
- Anlegen von Datensätzen
- Onlineverbindung notwendig
Offline-Nutzung
Alternativ zur Onlinenutzung können eFormulare auch offline genutzt werden, sofern der Nutzer dies wünscht. Gründe hierfür können u. a. sein:
- Reduzierung von Onlinegebühren (Möglichkeit zum Download von eFormularen, die aufgrund ihres Umfangs bzw. ihrer Komplexität nicht einer kurzen Zeitspanne ausgefüllt werden können)
- Sicherheitsaspekte
- Nutzung von eFormularen auf Stand-Alone-PCs oder mobilen Geräten ohne permanenten Internetzugang
- Versand von eFormularen oder Formulardaten per E-Mail an Dritte (z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften etc.)
- Archivierung bzw. Erstellung mehrerer Versionen eines eFormulars für Mandanten, Tochter- bzw. Organgesellschaften oder verschiedene Zeiträume (Anlegen von Datensätzen)
Für die Offlinenutzung ist die Installation der kostenlos verfügbaren Clientkomponente (FormsForWeb® Filler) auf dem jeweiligen PC-System erforderlich. Die eFormulare werden im Dateiformat *.ffwp bereitgestellt. Bei diesem Format handelt es sich technisch gesehen um einen Container, welcher das Layout des eFormulars und die eingetragenen Daten in einem XML-Format beinhaltet (Formularpaket).
Überblick
- Nutzung von eFormularen ohne Onlineverbindung
- Möglichkeit zur lokalen Speicherung des gesamten eFormulars einschl. der Formulardaten im XML-Format
- Möglichkeit zur Weitergabe des eFormulars auf Datenträger oder per E-Mail
- Anlegen von Datensätzen
- Direkter Ausdruck des Formulars aus dem Filler (kein Acrobat/Adobe Reader erforderlich)
- Installation einer Client-Komponente auf dem System (FormsForWeb® Filler), kostenloser Download unter http://www.lucom.com/downloads.html
Systemvorraussetzungen
Für die Installation von FormsForWeb Filler benötigen Sie auf Ihrem Rechner mindestens Windows 98 oder höher als Betriebssystem, 30 MB Festplattenspeicher und 128 MB Hauptspeicher. Die Bereitstellung des FFW-Fillers für andere Betriebssysteme wie Mac OS oder Linux ist geplant.
- Wie werden eFormulare dem Nutzer zur Verfügung gestellt?
Die eFormulare werden im Inter- bzw. Intranet über einen normalen Weblink aufgerufen und im Webbrowser des Nutzers angezeigt. Der Nutzer kann das Formular nun wahlweise in seinem Webbrowser ausfüllen oder dieses zur Offlinenutzung auf seinen PC herunterladen. Alternativ hierzu kann ein Formularpaket zur Offlinenutzung auch direkt zum Download angeboten oder bei Bedarf per E-Mail oder auf einem Datenträger weitergegeben werden (vergleichbar den bisher zum Download angebotenen PDF-Dateien).
- Warum werden eFormulare nicht mehr in anderen Formaten wie z. B. MS-Word oder PDF angeboten?
Die eFormulare des Bundes sollen Bürgern, Unternehmen und anderen Verwaltungen in einem Format zur Verfügung gestellt werden, welches folgende Voraussetzungen erfüllt:
- Möglichkeit zur Nutzung von eFormularen auch ohne die Installation zusätzlicher Software
- Nutzung von eFormularen auf verschiedenen Betriebsystemen (neben den gängigen Windows-Systemen z. B. auch Mac OS oder Unix/Linux)
- Verwendung von eFormularen (on- und offline) ohne den Einsatz kostenpflichtiger Software
- Möglichkeit zur lokalen Speicherung der eFomulare und/oder der eingetragenen Daten beim Nutzer
- Soweit möglich Unterstützung älterer Betriebssysteme (z. B. Windows 98 oder NT)
Proprietäre Formate wie z. B. MS-Office-Dateien erfüllen die genannten Anforderungen nicht. Beim PDF-Format wäre eine lokale Speicherung der eFormulare einschl. der eingetragenen Daten beim Nutzer nur mit hohem finanziellem Aufwand möglich gewesen.
- Können eFormulare einschließlich der eingetragenen Daten gespeichert werden?
Ja. Ein wesentlicher Vorteil der neuen Basiskomponente besteht darin, dass alle eFormulare einschließlich der eingetragenen Daten gespeichert werden können.
Bei den bisher von Bund überwiegend verwendeten eFormularen im PDF-Format war die Speicherung in einer kostenlosen Clientkomponente nicht bzw. nur in wenigen Ausnahmefällen möglich. Entscheidet sich der Nutzer für die Onlinevariante, kann er die in das eFormular eingetragenen Daten im XML-Format lokal abspeichern und das Ausfüllen des eFormulars zu einem beliebigem späteren Zeitpunkt fortsetzen.
Bei der Offline-Nutzung kann das gesamte eFormular einschließlich der Daten lokal gespeichert werden. Der Nutzer kann dabei entscheiden, ob er jeweils das komplette eFormular oder nur die eingetragenen (XML-)Daten lokal speichern möchte.
- Können eFormulare mit bereits beim Nutzer vorhandenen (Stamm-)daten vorbefüllt werden?
Ja. Die in den eFormularen eingetragenen Daten liegen in einem XML-Format vor. Der Aufbau der XML-Datei lässt sich in einem beliebigen Editor oder im Internet-Explorer darstellen. Können bei Unternehmen bzw. Behörden vorhandene Backend-Systeme Daten in der notwendigen XML-Struktur erzeugen, so lassen sich diese in die eFormulare importieren. Der Import der generierten XML-Daten kann sowohl in den Offline-Filler als auch in ein Onlineformular (Upload der XML-Daten) erfolgen.
Darüber hinaus hat der einzelne Nutzer die Möglichkeit, ein eFormular mit seinen Stammdaten zu befüllen und dieses als Vorlage für häufig genutzte oder in regelmäßigen Abständen auszufüllende eFormulare zu verwenden.
- Welche Bedeutung haben die Symbole in der Symbolleiste auf dem Server und im FFW-Filler?
Die Symbolleiste auf dem Server ist nachfolgend in einer PDF-Datei erläutert [25 kB]:
Symbole in der Symbolleiste auf dem Server
Die Symbolleiste im FFW-Filler ist nachfolgend in dieser PDF-Datei erläutert [33 kB]:
Symbole in der Symbolleiste im FFW-Filler
- Ich kann das ausgefüllte Formular nicht drucken?
Der Ausdruck des Formulars auf dem Server (im Browser) erfolgt ausschließlich über das Drucksymbol in der neuen Symbolleiste des Formularservers.
Zum Ausdrucken des Formulars bitte zuerst das Druckersymbol des FMS nutzen. Zunächst wird eine PDF-Datei erzeugt. Hierzu wird der kostenlose Adobe Reader der Version 4.0 oder höher benötigt. Diese PDF-Datei kann über die Schaltflächen des Adobe Readers ausgedruckt werden.
a) Ausdruck ohne Popup-Fenster (neue Systematik bei der Formulargestaltung)
Zwischen Formularbereich und der Symbolleiste mit dem Drucksymbol erscheint ein blau unterlegter Hinweis:
Klicken Sie auf "PDF-Datei anzeigen"
Es öffnet sich ein neues Fenster im PDF-Format,
dort klicken Sie auf auf das "Drucksymbol" um die PDF-Datei auszudrucken:
b) Ausdruck mit Popup-Fenster (alte Systematik bei der Formulargestaltung)
In einem Popup-Fenster wird eine PDF-Datei erzeugt, die dann endgültig gedruckt werden kann. Ihre Browsereinstellung muss also für diese Seite ein Popup-Fenster zulassen (z.B. durch Hinzufügen der Seite des Formularservers zur Whitelist zu steuern).
In der neuen Version des Internet Explorer gehen Sie wie folgt vor:
- Popupblockereinstellungen öffnen
- hinzufügen unseres Internet-Servers: www.formulare-bfinv.de
- hinzufügen unseres Intranet-Servers: 10.135.127.75
In anderen Browsern muss analog vorgegangen werden.
In dem neuen Fenster hat sich dann eine PDF-Datei geöffnet,
die durch Klick auf auf das "Drucksymbol" ausgedruckt wird:
- Wie kann ich die Daten in den Formularfeldern speichern?
Mit dem 
Symbol (in der Symbolleiste der Formulare) werden die Formulardaten, d.h. lediglich die in ein Formular eingegebenen Daten, in Form einer XML-Datei an einem beliebigen Ort auf dem Computer gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt zur weiteren Bearbeitung wieder hochgeladen.
Hier eine kurze Schritt-für-Schritt-Anweisung:
- Aktuellen Datensatz als XML-Datei herunterladen
- Auf den unterstrichenen Link klicken
Auf "Speichern" klicken
- geeigneten Speicherort wählen, Dateiname kann belassen werden (es muss auf jeden Fall die Dateiendung '.xml' erhalten bleiben)
Generell können die Formulardaten beliebig oft unter unterschiedlichen Dateinamen gespeichert werden.
- Wie kann ich in einer XML-Datei gespeicherte Formularfeldinhalte weiterbearbeiten bzw. als Vorlage benutzen?
Wurden Formulardaten in einer XML-Datei auf der Festplatte des Nutzers gespeichert (Frage 15) können diese Daten erneut im FMS (Formular-Management-Systems) aufgerufen werden, z. B. um den Ausfüllvorgang fortzusetzen oder als Vorlage für weitere Anträge. Zum Hochladen einer XML-Datei nutzen Sie bitte die nachfolgend dargestellte 
Schaltfläche auf der Startseite des FMS.
In mehreren Schritten werden die gespeicherten Formulardaten wieder hochgeladen und automatisch in das Formular eingefügt. Folgen Sie dazu den Anweisungen auf dem Bildschirm.
- Schaltfläche 'Daten aus einer XML-Datei importieren' anklicken
- Schaltfläche 'Durchsuchen' anklicken
- Standort der XML-Datei wählen, diese anklicken und Schaltfläche 'Öffnen' betätigen
- zum Abschluss die Schaltfläche 'Daten in ein leeres Formular importieren' anklicken
Bitte beachten Sie, dass bei der Anklicken der Schaltfläche 'Daten in das aktuelle Formular ergänzen', die gerade eingegebenen Daten mit den gespeicherten Daten überschrieben werden.
Jetzt kann die Erfassung der Formularfeldinhalte fortgesetzt werden.
Danke
Die FAQ´s wurden freundlicherweise vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zur Verfügung gestellt.
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