FAQ´s zum Themengebiet "Vordrucke und PDF"

Die Formulare des Dienstleistungszentrums des Bundesamtes für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen liegen im Portable Document Format (PDF) vor. Um PDF-Dateien lesen und ggf. am PC ausfüllen zu können benötigen Sie den Acrobat bzw. Adobe Reader® der Firma Adobe Systems in der Version 5.0 oder höher.

Der Acrobat/Adobe Reader® ist kostenlos und kann von der Webseite der Firma Adobe Systems unter http://www.adobe.de/products/acrobat/readstep2.html herunterladen werden.

Das PDF-Format besitzt gegenüber vielen anderen Dateiformaten wie z. B. den Formaten gängiger Bürosoftware (MS-Office, Lotus Smart Suite, Sun StarOffice etc.) oder dem HTML-Format einige wesentliche Vorteile. Dies sind u. a.:

• PDF erlaubt den weltweiten Dateiaustausch ohne Kompatibilitätsprobleme bei Hard- und Software, die Dateien lassen sich auf jedem Betriebssystem anzeigen. So sind neben den weit verbreiteten Windows-Plattformen auch Nutzer von anderen Betriebssystemen wie z. b. Apple Macintosh, Unix oder Linux in der Lage Informationen im PDF-Format nutzen zu können.
• Das ursprüngliche Layout des Dokuments bleibt unabhängig von der verwendeten Plattform oder Software immer erhalten, Formatierungen, Farben, Schriften und Bilder werden so dargestellt und gedruckt wie sie im Original erstellt wurden. Des Weiteren kann auch in umfangreichen Dokumenten schnell navigiert werden. Gegenüber einfachen Formaten wie TXT oder RTF ermöglicht PDF einen erheblich besseren Komfort (Erstellung interaktiver Dokumente durch Einbindung von Hyperlinks, Audio- und Videoclips, Verwendung von Lesezeichen, Anmerkungen und Notizen). Dadurch ist es auch möglich Dokumente mit komplexeren Strukturen wie z. B. Organisationspläne, Konstruktionszeichnungen oder Antragsformulare mit kontextabhängigen Hilfefunktionen im Internet zur Verfügung zu stellen.
• PDF-Dateien werden bei der Erstellung komprimiert. Sie sind z. T. erheblich kleiner als die Ursprungsdateien der Programme, aus den die PDF-Dateien erzeugt wurden. Dies spart nicht nur Platz bei der Ablage von Informationen auf PCs und Servern, auch die Downloadzeiten beim Einsatz von PDF-Dateien im Internet werden verringert und somit Kosten gespart.
• PDF erlaubt die Erstellung anwenderfreundlicher Vordrucke und Formulare die durch Einbindung von Formularfeldern am PC ausgefüllt und zusätzlich mit verschiedenen Plausibilitätskontrollen versehen werden können. Der Empfänger kann die Daten im Acrobat Reader® ausfüllen und den Vordruck anschließend ausdrucken. Soweit vorgesehen können die Formulardaten wahlweise auch an einen Server zurückgesandt werden.
• PDF-Dateien selbst sind nicht anfällig für verbreitete Computerviren. Lediglich der Aufruf einer externen Anwendung aus einer PDF-Datei heraus könnte Schäden verursachen. Die direkte Ausführung einer externen Anwendung wird jedoch durch eine Sicherheitsabfrage vom Programm abgefangen. Erst nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die entsprechende Anwendung gestartet. Auch der Einsatz von JavaScript gilt in PDF-Dokumenten als weitgehend sicher, da JavaScript Funktionen innerhalb einer PDF-Datei keinen Zugriff auf das Dateisystem haben.
• Das Programm zum Anzeigen der PDF-Dateien - der Acrobat Reader® - ist für alle Nutzer kostenlos und leicht zu handhaben. PDF hat sich praktisch als weltweiter Standard im Internet etabliert.

Bei der Installation des Acrobat Readers® prüft dieser zunächst automatisch, ob bereits einer der gängigen Webbrowser (z. B. Netscape Communicator oder MS-Internet Explorer) auf dem System vorhanden ist. Wird ein Browser erkannt, installiert das Programm die für den Browser erforderlichen "Plug-Ins". Diese Plug-Ins ermöglichen es, dass PDF-Dateien beim Klick auf einen entsprechenden Link direkt im Browerfenster angezeigt werden. Dabei kann es vorkommen, dass bei langsamen Internetverbindungen oder umfangreichen Dokumenten zunächst nur eine leere Seite erscheint und die Datei im Browser erst einige Zeit später angezeigt wird.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass in einigen Fällen (z. B. bei der Verwendung älterer Browserversionen oder weniger verbreiteten Webbrowsern) das Anzeigen der Dateien im Browserfenster nicht immer korrekt funktioniert. Um die PDF-Dateien dennoch nutzen zu können empfehlen wir daher die folgende Vorgehensweise:

Klicken Sie auf den Link des PDF-Dokumentes mit der rechten Maustaste. Je nach verwendetem Browser finden Sie im dann erscheinenden Kontextmenü die Option "Ziel speichern unter" (MS-Internet Explorer) oder "Verknüpfung speichern unter" (Netscape Communicator). Abhängig von der Art des Browsers und den verwendeten Grundeinstellungen erscheint dann entweder

• ein Fenster in dem Sie die Auswahl zwischen den Optionen "Datei von diesem Ort aus öffnen" oder "Auf Festplatte speichern" haben. Wählen Sie die Option "Datei auf Festplatte speichern" (in der Regel die Standardeinstellung). Anschließend erhalten Sie ein Fenster in dem Sie den Ablageort (Ordner bzw. Verzeichnis) der Datei bestimmen können.
• direkt das Dialogfeld "Datei speichern unter" in dem Sie den Ablageort (Ordner bzw. Verzeichnis) der Datei bestimmen können.

Speichern Sie nun die Datei in einem beliebigen Ordner auf Ihrer Festplatte. Anschließend können Sie die PDF-Datei nach starten des Acrobat Readers® über den Menüpunkt "Datei öffnen" direkt aufrufen. Sie können dann mit der Maus in die entsprechenden Felder klicken und dort die erforderlichen Daten eingeben. In das jeweils nächste Feld gelangen Sie mit Hilfe der Tabulatortaste oder wiederum per Mausklick in das betreffende Feld.

Nein, die Übersendung des Antrags muss nach wie vor in Papierform erfolgen. Eine elektronische Übermittlung ist derzeit noch nicht möglich

PDF-Dateien können mit dem kostenlosen Acrobat Reader® angezeigt und gedruckt werden, soweit Formularfelder vorhanden sind können diese ausgefüllt werden. Der Acrobat Reader® kann jedoch keine Daten speichern. Zur Speicherung von Formulardaten sind ggf. kostenpflichtige Versionen des Programms erforderlich.

Um den maximalen Komfort für den Benutzer zu ermöglichen wurden die vom BADV erstellten PDF-Dateien für den Acrobat Reader® in der Version 5.0 optimiert. Wird eine PDF-Datei mit einer älteren Readerversion geöffnet kann es zu verschieden Fehlermeldungen (z. B. bei der Ausführung von JavaScript Funktionen) kommen. Auch das Ausfüllen von Formularfeldern ist mit einigen älteren Reader®versionen nicht möglich. Ob Sie über die aktuelle Readerversion verfügen können Sie wie folgt feststellen:

Starten Sie den Acrobat Reader®, wählen Sie aus dem Menü "Hilfe" den Eintrag "Info über Adobe Acrobat". In dem nun erscheinenden Fenster können Sie oben Links neben dem Hersteller-Logo die Versionsnummer sehen. Diese sollte mindestens 5.0 sein. Sollten Sie eine ältere Version nutzen, können Sie die aktuelle Version kostenlos von der Webseite des Herstellers herunterladen (siehe Frage 1).

Neben einer falschen Readerversion (siehe Frage 6) können verschiedene Faktoren, die nachstehend erläutert werden, Auslöser des Problems sein. Unabhängig von der Behebung der Ursachen kann das Formular in der Regel trotzdem gedruckt werden.

Aktivieren Sie hierzu beim Ausdruck der Datei im Druckdialogfenster des Acrobat Readers® die Option "als Bild drucken". Durch Aktivieren dieser Option wird ein Pixelbild anstatt einer Vektorgrafik zum Drucker gesandt. Auf diese Weise können problematische Dateien unter Umständen doch gedruckt werden. Diese Option ist jedoch nicht für alle Zwecke geeignet, da viele PDF-Dateien dadurch langsamer gedruckt werden.

Mögliche Ursachen der Druckprobleme sind u. a.:

• Der Acrobat Reader® wurde nicht lokal sondern über ein Netzwerk auf einem Client installiert oder der Reader wird direkt von einem Netzwerkserver aus aufgerufen.
• Zum korrekten Ausdruck des Formulars einschließlich der Feldinhalte benötigt der Acrobat Reader® die im Dokument verwendeten Schriftarten. Wurden die Schriften vom Erzeuger des Dokumentes nicht mit in das Dokument eingebettet und findet der Acrobat Reader® die Schriften auf dem System nicht, ersetzt er diese in der Regel durch die bei korrekter Installation vorhandenen eigenen (PostScript) Varianten der jeweiligen Schriftart. Bei einer Installation bzw. der Verteilung des Reader®s über ein Netzwerk kann der Reader u. U. die Schriftart nicht korrekt ersetzen. Der Reader sollte daher auf jedem Fall lokal auf dem Client installiert werden, je nach Betriebssystem (z. B. unter Windows NT) ggf. mit den notwendigen Administratorrechten.
• In seltenen Fällen kann es bei der Verwendung von PCL-Druckertreibern zu Fehlern beim Ausdruck kommen. Wenn beim Drucken unter Windows NT 4.0 mit einem nicht-PostScript-Druckertreiber Text nicht korrekt gedruckt wird, aktivieren Sie im Fenster mit den erweiterten Optionen die Option "Standard-Dokumenteinstellungen" für "Text als Grafik drucken". In einigen Fällen kann das Problem jedoch nur durch die Installation eines zusätzlichen PostScript Druckertreibers behoben werden.
• Es bestehen noch einige weitere Gründe die einen korrekten Ausdruck u. U. verhindern können. Einzelheiten hierzu finden Sie auf der Webseite der Firma Adobe Systems unter http://www.adobe.com/support/products/acrreader.html

Nein. Wenn Sie auf den Link zu einer PDF-Datei klicken wird diese in der Regel mit dem Acrobat Reader® PlugIn innerhalb des Webbrowsers angezeigt. Sie können die Datei jedoch auch auf Ihren PC herunterladen und den Antrag mit dem Acrobat Reader dann jederzeit ohne Onlineverbindung öffnen. Diese Vorgehensweise ist oftmals empfehlenswert, da einige Formulare recht umfangreich sind und das Ausfüllen unter Umständen einige Zeit in Anspruch nimmt. Auch Merkblätter können auf diese Weise in aller Ruhe Offline gelesen oder gedruckt werden.